Jak správně organizovat svůj čas

       Všechny analýzy u nás i v zahraničí se shodují: mnozí pracovníci, a to nejen vedoucí, ale často i studenti středních a vysokýchškol jsou přetíženi, protože si nedovedou organizovat práci. Možná, že vám těchto několik návodů pomůže získat cenný čas…a ulevit vašim nervům.

       Organizujte dopodrobna využívání svého času. Ve většině případů vám bohatě postačí diář. Poznamenáte si tam pro každý den, a je-li třeba, pro každou denní hodinu, jména lidí, jimž máte zatelefonovat nebo je navštívit, jejich adresy, záležitosti, jež máte projednat, testy, domácí úkoly, nebo třeba učivo, které se musíte naučit. Mělo by tam být rovněž dostatek volného místa, kam byste si mohli zaznamenat důležitou událost dne: návštěvu, schůzi, očekávání nějakého výsledku, přípravu nějakého referátu atd. Ve sloupci rubrik „Telefonovat“, „Napsat“, „Naučit se“, „Vypracovat“ atd. uveďte přesně, ale stručně, co musíte během týdne podniknout. Jakmile jste úkol splnil, vymažte, co jste si poznamenal.

       Na konci dne převádějte systematicky na další den vše, co se vám nepodařilo splnit. Na konci týdne převeďte seznam naléhavých úkolů na pondělí dopoledne. Kromě jiného určete přesně denní dobu, kdy nemáte být rušen: je vyhrazena pro vaše choulostivé nebo naléhavé úkoly.

       Věnujte co největší péči své nervové rovnováze. Není snad nutno připomínat, že vaše strava má být střídmá, že se nemáte příliš často vzdávat svých osmi hodin spánku, že se máte přinutit ke každodenní procházce a ještě lépe – udělat několik dechových a uvolňovacích cviků.Rovněž je prospěšné dávat si pravidelně kontrolovat zrak a současně věnovat pozornost používaným svítidlům. V žádném případě nesmíte užívat uklidňující nebo povzbuzující prostředky.

       Přizpůsobte svůj pracovní rytmus těmto poznámkám a radám. A také nepodnikejte žádnou namáhavou a nepříjemnou práci před osmou hodinou. Naproti tomu využijte ranních hodin k osobním úvahám. Snažte se v průběhu dne – a několikrát, dovolí-li vám to vaše práce – uvolnit: myslete chvíli na svou oblíbenou zábavu, přečtěte si kousek z knihy, kterou jste odložil předešlý večer, nebo třeba jen popusťte uzdu své představivosti.

       Nerozčilujte se, jakmile narazíte na překážky. Vaší první reakcí musí být zkoumání daného problému ze všech stran a sepsání seznamu možných řešení, z nichž každé má jisté množství výhod a nevýhod. Za druhé musíte určit lhůtu, do kdy se máte rozhodnout. Nesmíte to dělat ani příliš pomalu, ani příliš rychle. Nezapomeňte, že správné rozhodnutí je téměř nezbytně nedokonalé, že však je vždy „pro danou chvíli to nejlepší možné“.

       Zdá-li se vám situace bezvýchodná, nerýsuje-li se vám žádné konkrétní řešení, nemyslete si, že jste – až na neodkladnou nutnost – povinen přijít okamžitě na nějaké zázračné řešení. Nechte to „uležet“, dopřejte si čas. Důvěřujte podzemní práci svého podvědomí. Málokdy se stane, že by vás nazítří při probuzení, za tři dny v tramvaji nebo v pondělí ve výtahu najednou napadlo to pravé řešení, na které jste čekal.

      Dělejte si poznámky, nenamáhejte si příliš paměť. Je málo pravděpodobné, že byste si mohl dovolit nepoznamenat si žádný úkol, žádný test, referát. Nebuďte na sebe příliš náročný; poznamenávejte si skoro všechno. Používejte telegrafického stylu, abyste vystihl podstatu nějakého učiva, knihy, výkladu. Třiďte si své poznámky a pořiďte si jejich seznam, brzy se bez nich nebudete moci obejít.

      Pokud jde o třídění, buďte neúprosný. Abyste měl stále na dosah všechno, co vám denně slouží, a aby všechno zbývající bylo bez výjimky po ruce, musíte minimálně jednou týdně roztřídit svou práci, dokumentaci, která vám byla postoupena, protokoly ukončených pokusů. Pravidelně – dejme tomu každý měsíc – udělejte „velký úklid“.
 
       Konečně i vy sám přijdete na tisíc a jeden způsob, jak si lépe organizovat práci, budete-li mít ustavičně na paměti tři klíčové myšlenky: jak získat čas, peníze, kvalitu? Objevíte-li nějakou novou „fintu“ nebo nějakou novou metodu, nebude vám nikdo mít za zlé, že jste si zjednodušili život… jestliže se ovšem vaše výsledky zlepší.

Upravil Tomáš Kabát
Originál z knihyAntonína Zázvorky:
"Breviář správného chlapce"